Nebenkostenabrechnung prüfen: worauf es wirklich ankommt
Fristen, umlagefähige Posten und die Fehler, die sich in fast jeder zweiten Abrechnung finden — und wie du Einwendungen richtig erhebst.
Die Betriebskostenabrechnung ist das Dokument, bei dem die meisten Mietverhältnisse zum ersten Mal knirschen. Sie kommt einmal im Jahr, sie ist unübersichtlich, und am Ende steht eine Zahl, die niemand nachvollzogen hat. Dabei lassen sich die meisten Streitpunkte in einer halben Stunde am Küchentisch klären, wenn man weiß, wonach man schaut.
Die zwölf Monate, an denen alles hängt
Dein Vermieter muss über ein Abrechnungsjahr spätestens zwölf Monate nach dessen Ende abrechnen. Das steht in § 556 Abs. 3 BGB. Läuft das Abrechnungsjahr also vom 1. Januar bis zum 31. Dezember 2025, muss die Abrechnung bis zum 31. Dezember 2026 bei dir sein — zugegangen, nicht abgeschickt.
Versäumt er die Frist, kann er keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Guthaben zu deinen Gunsten musst du trotzdem bekommen. Die einzige Ausnahme: Der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten, etwa weil eine kommunale Abgabe erst später festgesetzt wurde. Dass die Hausverwaltung überlastet war, zählt nicht dazu.
Umgekehrt gilt für dich eine ebenso lange Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung musst du innerhalb von zwölf Monaten nach ihrem Zugang erheben. Danach bist du an sie gebunden, selbst wenn sie falsch war. Diese Frist ist der Grund, warum man die Abrechnung nicht ungeöffnet ablegen sollte.
Was überhaupt umgelegt werden darf
Umlagefähig sind nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung. Deren § 2 zählt sie abschließend auf: Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung, Aufzug, Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantenne, Wäschepflege — und eine Auffangposition für sonstige laufende Kosten, die im Mietvertrag ausdrücklich benannt sein müssen.
Entscheidend ist das Wort laufend. Betriebskosten entstehen durch den Betrieb des Gebäudes, immer wieder. Was einmalig anfällt, gehört nicht dazu. Damit sind drei Posten von vornherein außen vor:
- Verwaltungskosten. Das Honorar der Hausverwaltung, Kontoführung, Buchhaltung. Ausdrücklich ausgenommen in § 1 Abs. 2 BetrKV.
- Instandhaltung und Instandsetzung. Die neue Heizungspumpe, der reparierte Aufzug, das gestrichene Treppenhaus. Das ist Sache des Vermieters und über die Kaltmiete abgegolten.
- Kosten leerstehender Wohnungen. Steht eine Einheit im Haus leer, trägt der Vermieter deren Anteil selbst. Er darf ihn nicht auf die verbleibenden Mieter verteilen.
Der häufigste Fehler in der Praxis: Eine Hauswartrechnung enthält neben der Pflege auch kleine Reparaturen. Dieser Reparaturanteil muss herausgerechnet werden. Steht auf der Rechnung nur eine Gesamtsumme, ist die Position angreifbar.
Der Verteilerschlüssel
Ist im Mietvertrag nichts vereinbart, wird nach Wohnfläche umgelegt — so bestimmt es § 556a Abs. 1 BGB. Vereinbart werden können auch Personenzahl, Wohneinheiten oder Verbrauch, und für unterschiedliche Posten unterschiedliche Schlüssel.
Prüfe die Quadratmeterzahl, die für deine Wohnung angesetzt wird. Sie sollte mit der im Mietvertrag übereinstimmen. Und prüfe die Gesamtfläche des Hauses: Taucht dort eine Zahl auf, die kleiner ist als die Summe aller Wohnungen, zahlst du zu viel.
Heizkosten sind ein Sonderfall
Für Heizung und Warmwasser gilt die Heizkostenverordnung. Sie schreibt vor, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden, der Rest nach Fläche. Rechnet dein Vermieter die Heizkosten vollständig nach Fläche ab, obwohl das Haus Zähler hat, darfst du deinen Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV).
Belege ansehen
Du hast das Recht, die Originalbelege einzusehen — Rechnungen, Verträge, Zählerablesungen. Der Vermieter muss sie dir zur Einsicht bereitstellen, in der Regel in seinen Geschäftsräumen. Kopien schuldet er nicht kostenlos, oft bekommt man sie aber gegen Erstattung.
Solange dir die Einsicht verweigert wird, kannst du die Nachzahlung zurückhalten. Das ist kein Trotz, sondern ein Leistungsverweigerungsrecht: Du kannst nicht prüfen, was du zahlen sollst.
Wenn die Abrechnung formell fehlerhaft ist
Der Bundesgerichtshof verlangt von jeder Abrechnung vier Angaben: eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der Verteilerschlüssel, die Berechnung deines Anteils und den Abzug deiner Vorauszahlungen. Fehlt eines davon, ist die Abrechnung formell unwirksam — sie löst keine Zahlungspflicht aus, und der Vermieter muss innerhalb der Zwölfmonatsfrist nachbessern.
Ein Widerspruch braucht keine Form und keinen Anwalt. Ein Brief oder eine E-Mail reicht, in der du die beanstandeten Positionen einzeln benennst und um Belegeinsicht bittest. Wichtig ist nur, dass er nachweisbar innerhalb der Frist ankommt.
Kurz gesagt
Der Vermieter hat zwölf Monate zum Abrechnen, du hast zwölf Monate zum Widersprechen. Umlagefähig sind nur laufende Betriebskosten — keine Verwaltung, keine Reparaturen, keine Leerstandsanteile. Heizkosten müssen zu mindestens der Hälfte nach Verbrauch abgerechnet werden. Und bevor du eine Nachzahlung überweist, sieh dir die Belege an.